Automatyzacja faktur nie powinna oznaczać, że dokument trafia do ksiąg bez kontroli. Jej zadaniem jest uporządkowanie wejścia, odczytanie danych i przygotowanie propozycji, którą pracownik może szybko zweryfikować.

Gdzie zwykle powstaje wąskie gardło?

Dokumenty przychodzą różnymi kanałami: e-mailem, z dysku współdzielonego, jako skan albo zdjęcie. Zanim trafią do programu księgowego, ktoś musi sprawdzić kompletność pliku, odczytać dane, rozpoznać kontrahenta i wybrać sposób księgowania.

Najwięcej korzyści daje więc nie sam OCR, lecz spójny proces obejmujący również kontrolę i obsługę nietypowych przypadków.

Bezpieczny przepływ krok po kroku

  1. Przyjęcie dokumentu. System zapisuje plik, źródło, datę wpływu oraz identyfikator klienta.
  2. Kontrola techniczna. Sprawdza format, liczbę stron, czytelność i możliwe duplikaty.
  3. Odczyt danych. OCR lub model dokumentowy proponuje NIP, numery, daty, kwoty i pozycje.
  4. Walidacja. Reguły porównują sumy, stawki, dane kontrahenta i wymagane pola. Można też uwzględnić dane z KSeF, jeśli jest to część procesu firmy.
  5. Weryfikacja człowieka. Dokumenty niepewne, nietypowe albo przekraczające ustalone progi trafiają do kolejki kontroli.
  6. Eksport i ślad operacji. Dopiero zaakceptowane dane są przekazywane do programu księgowego, a system zapisuje historię decyzji.

Czego nie warto automatyzować bez nadzoru?

Sama pewność modelu nie zastępuje reguł księgowych. Dekretacja, kwalifikacja podatkowa i rozstrzyganie niejednoznacznych dokumentów powinny pozostać pod kontrolą uprawnionej osoby. Automatyzacja może podpowiadać, ale musi też umieć zatrzymać proces.

Jak mierzyć pilotaż?

Przed wdrożeniem warto zebrać punkt odniesienia: liczbę dokumentów, czas od wpływu do zaksięgowania, odsetek korekt i rodzaje wyjątków. Po uruchomieniu pilotażu porównujemy te same wskaźniki dla wybranej grupy dokumentów.

Dobry pierwszy zakres to jeden kanał wpływu i jeden powtarzalny typ dokumentu. Pozwala sprawdzić jakość danych oraz pracę wyjątków bez przebudowy całego obiegu.

Jeśli chcesz uporządkować taki proces, podczas pierwszej rozmowy wystarczy opisać źródła dokumentów, używany program księgowy i miejsca, w których dziś potrzebna jest ręczna kontrola.