OD WIADOMOŚCI KLIENTA DO ERP
Zamówienia z e-maila, PDF lub Excela jako gotowy projekt zamówienia w ERP.
System porządkuje dane, rozpoznaje kontrahenta i pozycje towarowe, sprawdza wymagane pola oraz przekazuje wynik pracownikowi do akceptacji. Klienci mogą zamawiać tak jak dotychczas, a zespół nie musi ręcznie przepisywać każdego wiersza.
- Bez wymiany obecnego ERP
- Akceptacja człowieka przed zapisem
- Obsługa wyjątków i niepewnych dopasowań
KIEDY TEN PROCES JEST DOBRYM KANDYDATEM DO PILOTAŻU?
Najwięcej zyskują firmy, w których zamówienia są częste, powtarzalne i nadal wymagają pracy poza systemem.
Zamówienia trafiają wieloma kanałami
Handlowcy odbierają wiadomości e-mail, pliki PDF, arkusze i opisy napisane językiem klienta, a następnie ręcznie porządkują dane.
Klienci używają własnych indeksów
Te same produkty występują pod kodem producenta, kodem kontrahenta, symbolem wewnętrznym albo potoczną nazwą.
Wyjątki spowalniają cały zespół
Brak ilości, jednostki, wariantu lub terminu dostawy powoduje dodatkową korespondencję i ryzyko pomyłki.
ERP działa, ale dane trzeba do niego przepisywać
Nie wymieniamy sprawnego systemu. Projektujemy bezpieczną warstwę wejściową dopasowaną do jego możliwości integracyjnych.
JAK WYGLĄDA PRZEPŁYW ZAMÓWIENIA?
Każdy etap pozostawia informację o źródle danych i wyniku weryfikacji.
Odbiór i identyfikacja
System pobiera wiadomość lub plik z uzgodnionego kanału i rozpoznaje kontrahenta, format oraz typ dokumentu.
Mapowanie produktów
Pozycje są dopasowywane do kartotek na podstawie kodów, nazw, historii i uzgodnionych reguł. Niejednoznaczne wyniki są oznaczane.
Kontrola wymaganych danych
Proces sprawdza ilości, jednostki, warianty, adres, termin i inne pola potrzebne w konkretnej hurtowni.
Akceptacja pracownika
Handlowiec widzi źródło, proponowane dopasowania i ostrzeżenia. Dopiero po akceptacji dane trafiają do dalszego procesu.
Zapis i raportowanie wyjątków
Zatwierdzony dokument jest przekazywany do ERP lub uzgodnionego etapu pośredniego, a błędy trafiają do kolejki obsługi.
AUTOMATYZACJA WSPIERA DECYZJĘ, NIE UKRYWA RYZYKA
Zakres samodzielnego działania systemu wynika z jakości danych i reguł biznesowych.
Automatyzacja bez kontroli
- Ukrywa niepewne dopasowania produktów.
- Zapisuje dane bez wskazania ich źródła.
- Traktuje nietypowe zamówienie jak zwykły przypadek.
- Nie daje pracownikowi możliwości zatrzymania procesu.
Kontrolowany proces
- System porządkuje dane i pokazuje proponowane dopasowania.
- Pracownik rozstrzyga niejednoznaczne dopasowania.
- Pracownik zatwierdza cenę, rabat i warunki handlowe.
- Pracownik decyduje o zamiennikach i brakach magazynowych.
- Pracownik akceptuje dokument przed uruchomieniem dalszych działań.
PILOTAŻ JEDNEGO PROCESU
Zaczynamy wąsko, aby sprawdzić jakość danych i realny efekt przed większą inwestycją.
Rozmowa diagnostyczna
Wybieramy jeden typ zamówienia, właściciela procesu i miarę, którą da się porównać przed i po pilotażu.
Próbka zanonimizowanych danych
Sprawdzamy formaty dokumentów, kartoteki i najczęstsze wyjątki bez pobierania danych, które nie są potrzebne.
Środowisko testowe
Budujemy przepływ poza produkcją i weryfikujemy go na uzgodnionych przypadkach poprawnych oraz błędnych.
Kontrolowane uruchomienie
Pierwsze zamówienia zawsze wymagają akceptacji pracownika. Rozszerzenie zakresu następuje dopiero po ocenie wyników.
CZEGO NIE OBIECUJEMY PRZED ANALIZĄ?
- Pełnej automatyzacji każdego nietypowego zamówienia.
- Bezpiecznego zapisu do dowolnego ERP bez sprawdzenia integracji.
- Samodzielnego zatwierdzania cen, rabatów lub zamienników przez AI.
- Konkretnej oszczędności przed pomiarem obecnego procesu.
Opisz jeden typ zamówienia, który dziś wymaga najwięcej ręcznej pracy. Sprawdzimy, czy nadaje się do małego pilotażu.